TUGAS MANDIRI V - PENGANTAR MANAJEMEN KAMPUS MILENIAL ITBI

NAMA           : BUNGA LESTARI

JURUSAN      : SISTEM INFORMASI S1

KELAS           : EKSEKUTIF

1. Jelaskan perbedaan dari pengorganisasian dan struktur organisasi ?

Jawaban :

- Pengorganisasian (organizing) adalah tindakan menata ulang elemen berikut satu atau lebih aturan . Dan juga merupakan suatu cara pengaturan pekerjaan dan pengalokasian pekerjaan diantara para anggota organisasi sehingga tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien (Stoner, 1996). Sedangkan T Hani Handoko (1999) memberikan pengertian pengorganisasian adalah proses penyusunan stuktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimiliki, dan lingkungan yang melingkupnya.

- Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

2. Jelaskan yang dimaksud dengan bentuk departementalisasi ?

Jawaban :

Departementalisasi merujuk kepada proses pengelompokkan aktivitas menjadi sejumlah departemen. Divisi tenaga kerja menghasilkan spesialis yang memerlukan koordinasi. Koordinasi ini difasilitasi dengan mengelompokkan para spesialis bersama-sama dalam sejumlah departemen.

3. Jelaskan bentuk-bentuk dari organisasi ?

Jawaban :

MACAM-MACAM BENTUK STRUKTUR ORGANISASI

1. Organisasi Lini

organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan yang terendah, antara eselon satu dengan eselon yang lain masing-masing dihubungkan dengan garis wewenang atau komando. Organisasi ini sering disebut dengan organisasi militer. Organisasi Lini hanya tepat dipakai dalam organisasi kecil.

Contohnya; Perbengkelan, Kedai Nasi, Warteg, Rukun tetangga. Organisasi Garis / Lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya.

Ciri:

Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung dengan satu garis wewenang

Jumlah karyawan sedikit

Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi

Belum terdapat spesialisasi

Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan

Struktur organisasi sederhana dan stabil

Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil

Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)

Kuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

Atasan dan bawahan dihubungkan dengan satu garis komando.

Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi besar

Proses decesion making berjalan cepat

Disiplin dan loyalitas tinggi

Rasa saling pengertian antar anggota tinggi

Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :

Ada tendensi gaya kepernimpinan otokratis

Pengembangan kreatifitas karyawan terhambat

Tujuan top manajer sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan organisasi

Karyawan tergantung pada satu orang dalam organisasi

2. Organisasi Lini dan Staf

Organisasi Lini dan Staf adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan pimpinan hingga pimpinan dibawahnya.

Untuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi tersebut seorang pimpinan mendapat bantuan dari para staf dibawahnya.

Tugas para staf disini adalah untuk membantu memberikan pemikiran nasehat atau saran-saran, data, informasi dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu keputusan atau kebijaksanaan. Pada struktur organisasi ini Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak secara langsung

Ciri :

Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya secara langsung

Karyawan banyak

Organisasi besar

Ada dua kelompok kerja dalam organisasi sehingga ditekankan adanya spesialisasi:

Personel lini

Personel staf

Kuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

Ada pembagian tugas yang jelas

Kerjasama dan koordinasi dapat dilaksanakan dengan jelas

Pengembangan bakat segenap anggota organisasi terjamin

Staffing dilaksanakan sesuai prinsip the right man on the right place

Bentuk organisasi ini fleksibel untuk diterapkan

Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :

Tugas pokok orang-orang sering dinomorduakan

Proses decesion makin berliku-liku

Jika pertimbangan tidak terkontrol maka sering menimbulkan nepotism spoilsystem patronage

Persaingan tidak sehat antara pejabat yang satu dengan pejabat lainnya

3. Organisasi Fungsional

Organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor yaitu suatu bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut

Ciri :

Organisasi kecil

Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staf ahli

Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas

Target yang hendak dicapai jelas dan pasti

Pengawasan dilakukan secara ketat

Kuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

Program tearah, jelas dan cepat

Anggaran, personalia, dan sarana tepat dan sesuai

Kenaikan pangkat pejabat fungsional cepat

Adanya pembagian tugas antara kerja pikiran dan fisik

Dapat dicapai tingkat spesialisasi yang baik

Solidaritas antar anggota yang tinggi

Moral serta disiplin kerja yang tinggi

Koordinasi antara anggota berjalan dengan baik

 Mempromosikan ketrampilan yang terspesialisasi

Mengurangi duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas

Memberikan kesempatan karir bagi para tenaga ahli spesialis

Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :

Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi

Pangkat pejabat fungsional lebih tinggi dibandingkan kepala unit sehingga inspeksi sulit dilaksanakan

Insiatif perseorangan sangat dibatasi

Sulit untuk melakukan pertukaran tugas, karena terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang tertentu

Menekankan pada rutinitas tugas – kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang

Menumbuhkan perspektif fungsional yang sempit

Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar fungsi

Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dilakukan

Dan tipe fungsional ini relevan untuk situasi seperti berikut :

Lingkungan stabil

Tugas bersifat rutin dan tidak banyak perubahan terjadi

Mengutamakan efisiensi dan kapabilitas fungsional

4. Organisasi Lini dan Fungsional

 

Organisasi Lini dan Fungsional adalah organisasi yang masing-masing anggota mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya kolektif. Organisasi Komite lebih mengutamakan pimpinan, artinya dalam organisasi ini terdapat pimpinan “kolektif/ presidium/plural executive” dan komite ini bersifat managerial. Komite dapat juga bersifat formal atau informal,komite-komite itu dapat dibentuk sebagai suatu bagian dari struktur organisasi formal, dengan tugas-tugas dan wewenang yang dibagi-bagi secara khusus.

Ciri :

Tidak tampak adanya pembedaan tugas pokok dan bantuan

Spesialisasi secara praktis pada pejabat fungsional

Pembagian kerja dan wewenang tidak membedakan perbedaan tingkat eselon

Strukutur organisasi tidak begitu kompleks. Biasanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, ketua-ketua seksi, dan para perugas

Struktur organisasi secara relatif tidak permanea. Organisasi ini hanya dipakai sesuai kebutuhan atau kegiatan

Tugas pimpinan dilasanakan secara kolektif

 Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab yang sama

Para pelaksana dikelompokkan menurut tugas-tugas tertentu dalam bentuk satgas

Kuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

Solodaritas tinggi

Disiplin tinggi

Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimum

Pekerjaan-pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan

Keputusan dapat diambil dengan baik dan tepat

Kecil kemungkinan penggunaan kekuasaan secara berlebihan dari pimpinan

Usaha kerjasama bawahan mudah digalang

Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah:

Kurang fleksibel dan tour of duty

Spesialisasi memberikan kejenuhan

 Proses pengambilan keputusan agak larnban karena harus dibicarakan terlebih dahulu dengan anggota organisasi

Kalau terjadi kemacetan kerja, tidak seorang pun yang mau bertanggung jawab melebihi yang lain

Para pelaksana sering bingung, karena perintah datangnya tidak dari satu orang saja

Kreativitas nampaknya sukar dikembangkan, karena perintah pelaksanaan didasarkan pada kolektivitas

Organisasi panitia biasanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, dan beberapa seksi

5. Organisasi Komite

 Organisasi komite adalah bentuk organisasi di mana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajemen

Organisasi komite terdiri dari :

Executive Committe (Pimpinan komite)

Yaitu para anggotanya mempunayi wewenang lini

Staff Committee

Yaitu orang-orang yang hanya mempunyai wewenang staf

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan

Kepemimpinan yang bersifat otokratis sangat kecil

Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin

Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :

Proses decesion making sangat lamban

Biaya operasional rutin sangat tinggi

Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab

6. Organisasi Matrik

Organisasi matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yaitu or­ganisasi di mana penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikum­pulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan

Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan lini khususnya di bidang penelitian dan pengembangan

Organisasi matrik akan menghasilkan wewenang ganda di mana wewenang horison­tal diterima manajer proyek sedangkan wewenang fungsionalnya yaitu sesuai dcngan keahliannya dan tetap akan melekat sampai proyek selesai, karena memang terlihat dalam struktur formalnya. Sebagai akibat anggota organisasi matrik mempunyai dua wewenang, hal ini berarti bahwa dalam melaksanakan kegiatannya para anggotanya juga harus melaporkan kepada dua atasan

Untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul, biasanya manajer proyck diberi jaminan untuk melaksanakan wewenangnya dalam memberikan perintah di mana manajer proyek tersebut akan langsung lapor kepada manajer puncak

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

Pada fleksibelitas dan kemampuannya dalam memperhatikan masalah-masalah yang khusus maupun persoalan teknis yang unik serta pelaksanaan kegiatan organisasi matrik tidak mengganggu struktur organisasi yang ada

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :

Manajer proyek tak bisa mengkoor­dinir berbagai bagian yang berbeda hingga menghadapi kesulitan dalam mengembangkan team yang terpadu dikarenakan penyimpangan pclaksanaan perintah untuk masing-masing individu. Untuk mengatasi kesulitan yang mungkin timbul, maka manajer proyek biasanya diberi wewenang khusus yang penting, misalnya: dalam menentukan gaji, mempromosikan atau melakukan perlakuan personalia

Gambar struktur organisasi Matrix

4. Jelaskan gambar diagram yang dimaksud dengan dari perubahan eksternal dan internal ?

Jawaban :

5. Menurut kalian pribadi apakah perubahan dari suatu organisasi itu diperlukan untuk mengikuti perkembangan teknologi zaman sekarang ?

Jawaban :

perubahan memang selalu terjadi dan pasti akan selalu terjadi, pimpinan organisasi baik organisasi pemerintah maupun non-pemerintah disamping harus memiliki kepekaan terhadap perubahan-perubahan yang terjadi diluar organisasi yang dipimpinnya dan mampu memperhitungkan dan mengakomodasikan dampak dari perubahan-perubahan yang terjadi itu, mutlak perlu pula untuk mempunyai keterampilan dan keberanian untuk  

melakukan perubahan didalam organisasi demi peningkatan kemampuan organisasional untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Oleh karena itu untuk menghadapi perubahan kita perlu melakukan manajemen perubahan yang berarti upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat￾akibat yang ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi. Tidak banyak  

orang yang suka akan perubahan, namun walau begitu perubahan tidak bisa dihindarkan. Harus dihadapi. Karena  

hakikatnya memang seperti itu maka diperlukan satu manajemen perubahan agar proses dan dampak dari perubahan tersebut mengarah pada titik positif. Organisasi merupakan sistem yang terbuka sehingga arus perkembangan tersebut akan secara bebas masuk kedalam  

suatu organisasi. Penerapan teknologi yang ada dalam organisasi harus disesuaikan dengan karakteristik dari organisasi itu sendiri supaya tidak terjadi adanya pertentangan. Dengan adanya teknologi informasi dapat memberikan peran yang cukup penting dalam menjamin tercapainya tujuan organisasi antara lain adalah: 

a. Implementasi atau pemanfaatan teknologi informasi memiliki dampak positif yang secara umum adalah  terjadi efisiensi waktu dan biaya yang secara jangka panjang akan memberikan keuntungan ekonomis yang sangat tinggi. 

b. Pemanfaatan teknologi informasi akan melibatkan semua karyawan dalam organisasi yang dioperasikan secara rutin oleh staf administrasi dan bagian teknologi informasi. 

c. Perubahan yang tejadi dalam organisasi bukan hanya dari segi effisiensi kerja tetapi juga mempengaruhi budaya kerja baik secara personal, antar unit, maupun keseluruhan organisasi.